Итоги отбора фиксируют в акте отбора образцов. Форма для сертификации дана в приложении А к ГОСТ Р 58972-2020. В акт отбора образцов для испытаний записывают сведения, с которыми потом сверяют протокол и характеристики товара на рынке.
Заявитель и цель отбора.
В акте указывают заявителя, а также орган по сертификации или лабораторию, которые проводили отбор. Цель отбора определяется схемой сертификации или декларирования, по которой подтверждают соответствие продукции.
Идентификационные признаки продукции.
Продукцию описывают так, чтобы её можно было однозначно опознать впоследствии. Для этого в акт вносят наименование, дату изготовления и размер партии, а при необходимости сведения об упаковке и штрихкоде.
Объём выборки и условия хранения.
Отдельно отмечают, сколько единиц продукции отобрано для испытаний и сколько оставлено в качестве контрольных образцов. Здесь же указывают место и условия их хранения.
Результаты осмотра и идентификации.
В завершение в акте отражают состояние упаковки и маркировки по итогам наружного осмотра, а также результат идентификации образцов.
Акт подписывают представители того, кто отбирал образцы, и представитель заявителя. Если при декларировании заявитель отбирает образцы сам, он составляет акт отбора по форме из приложения Г, а подписывают его сотрудники самого заявителя. Затем акт вместе с образцами уходит в лабораторию.
Контрольные образцы оставляют по согласованию с заявителем на случай спора о том, относится ли товар, который продаётся на рынке, к сертифицированной продукции. Их пломбируют и хранят в органе, лаборатории или у самого заявителя. После испытаний уцелевшие образцы возвращают по акту возврата, а разрушенные при испытаниях списывают по акту списания.